Le but principal de ce genre de logiciel est de libérer l’entrepreneur des tâches souvent chronophages, liées à la comptabilité de l’entreprise. Ce matériel n’est bien sûr pas obligatoire, sauf dans certains cas, surtout lorsqu’un comptable se charge de ce travail. Cependant, avoir recours à ces logiciels permet de s’assurer une comptabilité plus sereine et surtout, sans risque d’erreurs.
Le gain de temps est par ailleurs un atout extrêmement important. Le dirigeant de la société peut, grâce à la facturation en ligne, consacrer plus de temps et d’énergie au cœur de son métier.
L’obligation du logiciel de facturation en ligne
Acquérir ce type de logiciel n’est pas obligatoire pour toutes les sociétés. Certaines conditions doivent être remplies. L’entreprise doit être assujetti à la TVA et propose des prestations de biens à des particuliers ou des livraisons de biens. Le logiciel doit de plus, être conforme à la loi anti-fraude.
Cependant, ceci ne concerne pas les entreprises qui vendent à des professionnels, les micro-entreprises franchisées en base de TVA et les sociétés basées sous le régime du remboursement forfaitaire agricole.
Le choix d’un logiciel de facturation en ligne
Tout dépend de votre demande. En effet, certains entrepreneurs n’ont besoin que de quelques fonctions de base, alors que d’autres vont « basculer » toute leur comptabilité sur le logiciel acquis.
D’autre part, si vous êtes souvent en déplacement et que l’accès à la comptabilité est nécessaire, il vous faudra vérifier certaines options d’accessibilité.
Certains logiciels sont gratuits, d’autres payants. C’est là aussi un paramètre à prendre en compte. Si vous êtes éligibles à une obligation d’utilisation, vérifiez que le site proposé est certifié.
Au niveau de la comptabilité pure, tous les logiciels n’offrent pas les mêmes possibilités. Certains permettent de gérer le fichier clients. Très utile lorsque le nombre de clients devient important, le logiciel prend en charge la facturation, les devis et les éventuelles relances de factures. Il convient auparavant de notifier dans le logiciel toutes les informations relatives à chaque client. Le système vient ensuite chercher les renseignements nécessaires à l’élaboration des différents documents.
D’autre part, la gestion des paiements se fait automatiquement. Le suivi financier est alors généré « en direct » et l’entrepreneur est toujours au fait de la situation financière de l’entreprise.
Des relances automatiques sont générées dès qu’un retard de paiement est constaté. Un courrier est alors envoyé au retardataire. Certains logiciels prévoient même l’envoi d’une lettre recommandée de mise en demeure.
La gestion des factures et des devis devient elle aussi systématique. Tous les logiciels ne proposent pas l’édition de devis. Cependant, cette fonction est aussi un gain de temps considérable. De plus, si un devis est accepté par le client, il se transforme alors, en quelques clics, en facture.
La personnalisation de vos documents n’est pas toujours offerte. Il paraît pourtant primordial de consacrer un peu de temps à la présentation des différents documents. En effet, ils seront la « porte d’entrée » de votre entreprise, l’image que le client associera à votre nom.
Notre sélection
Yoyolo.co est un nouveau logiciel de facturation en ligne gratuit, mis à disposition pour les indépendants et les auto-entrepreneurs.
Il regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires pour une bonne gestion d’entreprise. La centralisation des clients dans un même fichier permet de regrouper toutes les informations, la création de devis est particulièrement rapide, car elle se fait à partir des prestations renseignées, l’envoi des factures est simplissime. Enfin, le paiement est proposé en ligne par carte de crédit. L’accent est aussi mis sur la personnalisation, puisqu’en plus de votre logo, vous pouvez créer un petit texte de remerciement, qui apparaîtra sur les devis et les factures. Les documents comptables ont la possibilité d’être envoyés au comptable en même temps qu’au client.
Des statistiques sont élaborées chaque mois, permettant de visionner clairement les gains effectués. Les montants TTC, HT et le coût de la TVA sont indiqués, en différentes couleurs.
Même si l’acquisition d’un logiciel de facturation en ligne n’est pas forcément obligatoire, bien des entreprises ont trouvé un intérêt particulier à se munir de ce nouvel outil. Exit donc les logiciels Word ou Excel et les erreurs associées à cette méthode de travail.
Le logiciel de facturation en ligne Yoyolo.co vous assurera un suivi de votre comptabilité, de façon simple et sûre, vous permettant ainsi de vous consacrer entièrement à la recherche de prospects.